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Los 3 Principios de la Planificación Efectiva: Pensar, Priorizar y Proteger

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Hoy es un día de retomar ritmo, retomar nuestro trabajo, de retomar un horario (y adaptarnos al cambio de hora), ponernos de nuevo en ruta y quiero proponerte un plan basado en “Los 3 Principios de la Planificación Efectiva: Pensar, Priorizar y Proteger”.

¿Ya de vuelta? Espero que realmente hayas podido tener una días estupendos de descanso, desconexión y sobre todo de disfrute, como te proponía en mi último post “El Poder de las 3 Ds: descansar, desconectar y disfrutar” (leer post). En mi caso, lo he cumplido al 100% y contarte que he tenido la ayuda de una fuerte gripe, que ha provocado que sólo me haya dedicado a mi salud, descanso y recuperación. Realmente no era lo esperado pero también haberme encontrado en ese estado ha hecho que haya dada prioridad a lo importante: mi salud.

Y hablando de priorizar hoy vengo con un nuevo juego de 3 palabras: Pensar, Priorizar y Proteger, que tienen un poder especialmente enfocado en la planificación y sobre todo en una planificación efectiva.

Un día como hoy, de regreso después de unos días de descanso, que vuelves a ciertas rutinas: despertador, organizar horarios, tareas, retomar lo que dejaste… y que aún habiendo descansado, tu mente sigue dispersa pensando en qué bien estaba ayer tranquila sin querer hacer grandes esfuerzos. Además, tu cuerpo tampoco acompaña, aunque seguro ha cargado energía, pero también tiene su pereza, con lo que tanto la mente como el cuerpo no están en plena sintonía y nos viene una exclamación: ¡Lo que cuesta dar comienzo a esta nueva semana!.

Y aquí es donde te doy la razón, cuesta dar comienzo porque estás partiendo de comenzar y no de continuar. Hoy vamos a dar un giro a esta exclamación y vamos a transformarla en: ¡A por el segundo trimestre y conseguir lo que quiero!

Gestionando estos tres principios podrás conseguir una planificación efectiva donde vas a dar continuación a lo que hace unos días dejaste aparcado, vas a poder repasar la situación anterior y si eres de las personas atrevidas, incluso a dar un empujón o cambio para dar más seguridad a tus objetivos.

PENSAR

Pensar es el trabajo más difícil que existe. Quizá sea ésta la razón por la que haya tan pocas personas que lo practiquen.- Henry Ford

Dedicar unas horas a pensar te permitirá dirigir tus esfuerzos en la dirección adecuada, como bien dice la frase de Henry Ford, es el trabajo más difícil que existe y en realidad el resultado es un gran ahorro de tiempo.

Para llevar a cabo este primer Principio te propongo:

  • Ser capaz de cuestionar todo, incluso a ti misma. revisa cómo están tus objetivos y como estas gestionando las tareas para conseguirlos, cuestiona si vas en la dirección que te has propuesto, posiblemente encontrarás algunas tareas que no habías tenido en cuenta en su momento. Cuando tomas distancia, al volver a retomar tu actividad, aparecen nuevas ideas, acciones, propuestas que no habías tenido en cuenta. Y aquí es donde haces una análisis de las tareas que haces y si hay alguna que cambiar, modificar e incluso eliminar.
  • Dejar de lado las auto excusas.- con el paso anterior posiblemente que este punto tenga menos intensidad, si has puesto en cuestión tu camino y has reforzado alguna de las tareas para dar un nuevo empuje habrás eliminado las auto excusas. Pero si no es el caso, entonces tomate este punto muy en serio y no busques excusas, sigue adelante y ponte en marcha tienes todo un horizonte delante de ti que está en tus manos dispuesto a que tu marques tus pasos para llegar a él.
  • Siempre es posible mejorar.- Si pensamos, analizamos y planificamos nuestras tareas, en seguida notarás una gran mejoría en los resultados. Por lo que si no es algo que realizas, no lo dudes, ponte a ello, dedica un tiempo a pensar y el resto vendrá rodado.

La vida es muy corta y el tiempo es oro, pero si por un instante te detienes a pensar en lo que realmente vale la pena en ella y paras tu mundo por un segundo, las cosas parecerán ser más fáciles.

PRIORIZAR

Como resultado de parar a pensar, estas en disposición de analizar si estás dedicando tu tiempo a tareas que te benefician, que te hacen crecer y mejorar, o descubres que dedicas tiempo a tareas que te estancan y no te aportan beneficio ni mejoras los resultados.

Ahora estás en disposición de tomar decisiones según las tareas que tienes y cómo planificarlas. Lo importante es que ahora tienes más claridad y una lista de tareas por realizar, alguna por dejar de realizar e incluso alguna con opción de delegar.

Dondequiera que haya un mejor y un peor, la prioridad está de parte de lo mejor.- Aristóteles

Para priorizar las tareas y planificar por orden de importante, te invito a que te hagas estas 5 preguntas:

1- ¿Cuáles son los beneficios? – Identifica cuáles son los beneficios que te va a reportar.
2- ¿Qué sucede si no llegas a terminar la tarea? – Identifica cuáles son las consecuencias de postergar o no hacer esa tarea.
3- ¿Qué beneficio vas a conseguir cuando finalices esa ocupación? – Identifica el valor que puedes obtener por finalizar esa tarea.
4- ¿Qué estás intentando alcanzar con esa tarea? – Plantearte esta pregunta te ayuda a enfocar tus esfuerzos en tus auténticos objetivos y huir de cuestiones triviales.
5- ¿Esa tarea está conectada con tus objetivos a largo plazo? – Poner el foco en tu proyecto, trabajo, tareas que te lleven a conseguir lo que quieres y deseas.

Si das respuesta a estas 5 preguntas sabrás si una tarea es importante y si realmente estás aprovechando el tiempo. Y recuerda que debes moverte entre lo importante y lo urgente. El resto únicamente es una pérdida de tiempo, energía y además una gran pérdida de dinero.

PROTEGER

Último de los Principios para una Planificación Eficaz: Proteger, y como puedes adivinar, este último es vital para que realmente sea eficaz tu planificación.

Debemos ser inflexibles protegiendo nuestro tiempo. Si cedemos nuestras horas de trabajo a lo prioritario por otras tareas de menor requerimiento, y posiblemente procedentes de otras personas, estarás regalando tu rentabilidad y tus resultados. A menudo nos convertimos en ONGs, te dedicas a resolver situaciones de otros dejando de lado los propios.

Para Proteger nuestro tiempo te invito a que gestiones tus tareas estableciendo tiempos:

  • Planifica y establece unas horas determinadas para consultar el email, no es necesario estar pendiente en todo momento del correo electrónico.
  • No atender llamadas mientras estás realizando una tarea prioritaria, puedes devolver la llamada más tarde.
  • Establecer un horario para consultas a tus colaboradores, bien a primera hora y a última hora.

Es imprescindible aprender a decir NO a cualquier interrupción o distracción.

“Tienes que decidir cuál es tu máxima prioridad y tener el coraje de decir “no” a otras cosas”. Stephen Covey.

Si consigues proteger como gestionas tus tareas teniendo en cuenta cuáles son prioritarias, podrás llevar a cabo una planificación eficaz y con resultados realmente extraordinarios.

Laura
hola@lauraechevarrieta.com
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Se acabó el “no tengo tiempo”. A partir de ahora verás los resultados de tu día, te acostarás sintiendo que has disfrutado cada hora vivida.

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