4 Criterios para Escoger Acciones en el momento

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Qué mejor comienzo para esta semana, hacer una nueva apuesta basada en un nuevo sistema de trabajo teniendo como pauta una de mis máximas: simplificar y obtener mejores resultados ahorrando tiempo en tu día a día.  Eso sí, sólo sí lo pones en práctica: ¡acción!.

Hoy mi propuesta es presentarte un modelo de 4 criterios para escoger acciones en el momento, que son fundamentales para realizar tus tareas o mejor dicho, llevar a la acción la tarea o tareas que te has asignado.

En anteriores post, hay uno donde te contaba “5 Formas para Dominar el flujo de tu Trabajo” (leer post), lo cuál implica tareas a realizar.   Y si además del día a día, te encuentras con un flujo alto de trabajo, qué mejor empezar con la administración de las acciones que has anotado para tu lista de tareas del día y desde: ¡Tú propia elección!.

En el día a día anotamos nuestras tareas: pueden ser tareas rutinarias, pueden ser tareas que has determinado en tu planificación, o bien, pueden ser tareas imprevistas, que de forma habitual provienen de otras fuentes, del exterior, son ajenas a tu rutina y a tu planificación.

Pues ya tenemos el primer punto clave: nuestra lista de tareas, y las tareas muchas veces no son cosas que podamos hacer directamente, sino son resultados que queremos obtener. O dicho de otra manera, una tarea puede no expresar necesariamente lo que tenemos que hacer, si el resultado pero no cómo hacerlo. Y aquí es donde viene una de mis mayores pasiones, la lista de control: “una lista de control consiste en crear una lista de acciones a llevar a cabo para completar una tarea“.

Supón por ejemplo que una de las tareas para el día de hoy es “cambiar el cartucho de la impresora”. En este caso podría haber dos variantes para la lista de control: 1) mirar si tengo cartucho de recambio, en caso de que no lo tenga, la lista cambia a 2):

  • anotar el modelo de cartucho que necesito,
  • qué color o colores,
  • ir a comprar el cartucho
  • y finalmente cambiar el cartucho.

Ya tienes la lista de control, primero revisar si disponemos de lo necesario para el cambio y en caso contrario, qué acciones realizar para completar la tarea.

En este momento, te vas a dar cuenta que en muchas ocasiones tienes tareas no definidas como para ejecutarlas, falta información, faltan recursos. Y cuando no están bien definidas, pasamos a ignorarlas sistemáticamente porque tu tarea es “cambiar el cartucho de la impresora” y sabes que no tienes recambio y optarás a la siguiente tarea.

Ahora que ya sabes lo importante que es anotar la acción o acciones para cumplir con tus tareas, te invito a que lleves a cabo un proceso previo muy efectivo que trata de definir o determinar si es el momento de realizar una acción u otra para dar por finalizada cada tarea. O lo que yo te vengo a proponer hoy, que es “cómo escoger la acción en el momento“.

“Actuar es fácil, pensar es difícil; actuar según se piensa es aún más difícil” Goethe


Modelo de 4 Criterios para escoger acciones en el momento

Hay un paso previo que te propongo ahora que tienes bien definidas tus tareas: revisar dentro de las acciones que has anotado, cuál realizar y el momento de realizarla. No siempre te encuentras en la situación adecuada, dispones del tiempo necesario, tu energía no está activada e incluso está fuera de tus prioridades.

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1) Situación, este el primer criterio, es el principio o base para escoger, conocer en qué momento estás, hacer una breve reflexión de la importancia de esa tarea para ti, sólo para ti y que beneficios te va a aportar realizarla en el momento. Este criterio está muy enfocado a las tareas imprevistas o tareas que te surgen de forma espontánea desde el exterior. Si has decidido o determinado que es el momento, entonces, continúa con los siguientes pasos….

2) Tiempo disponible, para realmente llevar a cabo la acción hay dos variantes imprescindibles: la 1ª es conocer el tiempo que te va a llevar realizar la tarea, si no lo conoces, haz una estimación de tiempo. Y la 2ª, ver si dispones de ese tiempo que necesitas para la acción propuesta. De este punto clave, es desde donde te propongo que anotes en tu agenda lo que quieres hacer y el tiempo que te va a llevar. Te será más fácil revisar este paso o criterio para escoger la acción.

3) Energía, de cara a hacer tareas o actividades es elemental tener energía. La energía es el motivo o lo que defino como “tú motivación”. En ocasiones, nos vemos en el momento de hacer algo, pero nuestro cuerpo no nos acompaña y ocasiona que al hacer la tarea no seamos capaces de realizarla de forma cómoda y activa. Para ello, mide tu grado de energía antes de tomar la decisión de llevarla a cabo. Con una energía baja, todo se extiende más en el tiempo.

4) Prioridad, el último criterio y no por ello el menos importante. Hay un principio fundamental qué es saber o conocer tus prioridades y lo que ahora te voy a decir te va a resultar familiar, si abandonas tus prioridades estas abandonando tus objetivos, lo que quieres. Por ello, este criterio, aún siendo el último, está basado en que antes de tomar la decisión de llevar a cabo una acción en un momento determinado, revisa tus prioridades para ver si realmente es algo que aporta, duplica o revaloriza tus prioridades.


Con estos 4 criterios realmente vas a escoger la acción que para ti es importante y prioritaria para completar tu lista de tareas. Dispones de un montón de recursos, y además, ya conoces en mayor medida tus diferentes listas de control para determinar una tarea. Ahora es el momento de anotar esa lista de control con cada una de las acciones y marcar cuál es primero, cuál es segundo y así sucesivamente. Se trata de disfrutar tu tiempo, no lo olvides.

En cualquier momento de decisión lo mejor es hacer lo correcto, luego lo incorrecto, y lo peor es no hacer nada.- Theodore Roosevelt

Laura
hola@lauraechevarrieta.com
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Se acabó el “no tengo tiempo”. A partir de ahora verás los resultados de tu día, te acostarás sintiendo que has disfrutado cada hora vivida.

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